Sie wollen mit der Zeit gehen und Ihre Akten digital und papierlos archivieren?
Das können Sie gerne tun. Allerdings müssen Sie dabei die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, beachten.
Die wichtigsten Aspekte hieraus haben wir nachfolgend für Sie gerafft zusammengetragen:
1. Technologieneutral
Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben. Sie sind damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.
2. Zeitnah
Belege (in papier- oder in elektronischer Form ) sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Das bedeutet, sie müssen zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.
3. Unveränderbar
Hier müssen Sie gewährleisten, dass die Hardware sowie die durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Eine bloße Ablage im Dateisystem funktioniert nicht.
4. Index
Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann.
Bei einer elektronischen Weiterverarbeitung müssen alle Versionen archiviert und als solche zu erkennen sein.
5. Lesbar und auswertbar
Sie haben die freie Wahl unter den technischen Formaten , solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind. Während des Archivierungsvorgangs darf allerdings keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen, die den Verlust steuerlich relevanter Daten zur Folge hätte.
6. Aufbewahrung steuerrelevanter Daten
Hier müssen Sie sicherstellen, dass das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.
7. Einsicht der Betriebsprüfung
Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Ebenso kann sie, im Rahmen einer Volltextsuche, elektronische Dokumente recherchieren und diese maschinell auswerten. Auch im Fall digitalisierter Rechnungen müssen Sie dem Betriebsprüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungen gestatten.
8. Nutzung durch Betriebsprüfer
Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software des Unternehmens uneingeschränkt nutzen. Das gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind.
9. Archivierung im Ausland auf Antrag
Hierzu müssen Sie beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.
Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sondervorschrift. Demnach muss eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein. Sie haben dabei dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen.
10. Dokumentation
Den gesamten Prozess der Archivierung und digitalen Speicherung müssen Sie in einer Verfahrensdokumentation nierderschreiben. Aus dieser muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Sie muss zudem verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Änderungen müssen nachvollzogen sowie die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden . Insgesamt sollte sich der Umfang der Verfahrensdokumentation an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren.
Wenn Sie das alles beachten, steht einer digitalen Archivierung nichts mehr im Weg.
